• Majanduslik hinnang - kuidas hinnata, kas üleminek on mõttekas ja kuidas ta ära tasub?
• Kuidas ma juhile põhjendan, et on vaja digitaalsele dokumendihaldusele üle minna?
• Ühtse arusaama loomine (IT ja asjaajaja), kasutajate eksimused

• Kuidas digitaalsele asjaajamisele üle minna?
• Millised etapid tuleb läbida üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele?
• Etapiviisilisus: kas iga dokumendi puhul on mõistlik üle minna?
• Milliste kriteeriumide põhjal toimub üleminek, millised dokumendid lähevad üle digitaalseks?
• Uuendamine ja edasiarendamine - esimesel etapil luuakse süsteemi "skelett", mida saab edaspidi täiendada

• DHS struktuur ja asutuse struktuur on erinevad. Kuidas parandada?
• Uue versiooni kohandamine/arendamine on aeglane/vigane, kuidas lahendada, kuhu pöörduda?

• Digitaalallkirja andmine ei rakendu väikestes valdades enne kui maakonnas pole ühtset programmi
• Asutustel on vaja ühtset märksõnade registrit
• Vaja on ühtset süsteemi, et toimiks elektrooniline asjaajamine ametkondade ja asutuste vahel

Majanduslik hinnang - kuidas hinnata, kas üleminek on mõttekas ja kuidas ta ära tasub? Alustades tasuvusest - suure tõenäosusega otseselt ei tasugi. Dokumendihaldussüsteem on samasugune investeering infrastruktuuri nagu teede ehitus. Kuidas maantee remont ennast rahaliselt otseselt ära tasub? Hästi juurutatud IT süsteemid aitavad pakkuda uusi ja kvaliteetsemaid teenuseid, kiirendavad asjaajamist, loovad töötajatele motivatsiooni, toovad sisse uusi investeeringuid ja nii edasi. On oluline otsustajatele teadvustada, et just need tulemused on olulised ja et ei saa arengust maha jääda. Otsest tasuvust (näiteks tasu teenuse eest, töötajate arvu vähendamist vms) võib mõnikord saavutada ja ka mõõta, kuid see ei ole reegel.

Ülemineku mõttekus on teine probleem. Kui asutus pole valmis digitaalsele dokumendihaldusele üle minema, võib pikendada asjaajamise ümberkorralduse või süsteemi määratlemise etappe. Siiski on näiteks avaliku teabe seaduse ja teiste uute õigusaktide nõudmised sellised, et neid on lihtsam rahuldada digitaalse dokumendihalduse abiga, nii et on otstarbekas sellega mitte väga kaua viivitada. …Algusse

Kuidas ma juhile põhjendan, et on vaja digitaalsele dokumendihaldusele üle minna? Hästi juurutatud IT süsteemid aitavad pakkuda uusi ja kvaliteetsemaid teenuseid, kiirendavad asjaajamist, loovad töötajatele motivatsiooni, toovad sisse uusi investeeringuid ja nii edasi. On oluline otsustajatele teadvustada, et just need tulemused on olulised ja et ei saa arengust maha jääda. Otsest tasuvust (näiteks tasu teenuse eest, töötajate arvu vähendamist vms) võib mõnikord saavutada ja ka mõõta, kuid see ei ole reegel. Kui asutus pole valmis digitaalsele dokumendihaldusele üle minema, võib pikendada asjaajamise ümberkorralduse või süsteemi määratlemise etappe. Siiski on näiteks avaliku teabe seaduse ja teiste uute õigusaktide nõudmised sellised, et neid on lihtsam rahuldada digitaalse dokumendihalduse abiga, nii et on otstarbekas sellega mitte väga kaua viivitada.

Oluline on ka arvestada, et digitaalse asjaajamise ja arhiveerimise süsteemide väljatöötamine ja juurutamine kuulub Eesti infopoliitika 2002-2003 aasta prioriteetide hulka. .…Algusse

Ühtse arusaama loomine (IT ja asjaajaja), kasutajate eksimused. Dokumendihaldussüsteemi kasutajad ja IT töötajad kipuvad tõesti mõnikord elama "eri maailmades" - nende teadmised, maailmanägemine ja tööstiilid võivad olla kardinaalselt erinevad. Siin kehtivad eelkõige kõik tiimi loomise ja hea psühhokliima saavutamise meetodid, alates juhi eeskujust, ühistest töögruppidest või seminaridest ja lõpetades sünnipäevade tähistamisega. Spetsiifiliselt dokumendihaldusest rääkides aitab koostööle kaasa kindlasti kui kasutajad on pädevamad (või on üks pädevam tugiisik iga kasutajarühma kohta) ning IT spetsialiste kaasatakse dokumendihalduse koolitusse. Ka käesoleva nõustaja üks ülesandeid on olla vahendajaks erinevate osapoolte vahel ja ühildada nende arusaamasid.

Kasutajate eksimusi ja nende mõjusid vähendavad koolitus ja tugiisikute rakendamine. Korduvad kasutajate eksimused mingi ülesande täitmisel võivad aga viidata süsteemi probleemidele. Nende kõrvaldamisel aitavad head muudatuste haldamise (algatamise, läbiviimise, hindamise) protseduurid. Kui selliseid protseduure pole, tuleks kaaluda nende loomist. …Algusse

Kuidas digitaalsele asjaajamisele üle minna? Muudatused asjaajamises, ülemineku etapid ja pädevusalad. …Algusse

Millised etapid tuleb läbida üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele? Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku etapid. …Algusse

Etapiviisilisus: kas iga dokumendi puhul on mõistlik üle minna? Võib kaaluda etapiviisilist üleminekut ka dokumentide liikide kaupa (mingit liiki dokumendid viiakse digitaalsele dokumendihaldusele üle esmajärjekorras). Seda, millised dokumendid üldse elektroonilisele haldusele üle viiakse, tuleb otsustada uue süsteemi määratlemise etapil. Võib juhtuda, et näiteks käsikirju pole vaja formaalsete reeglite järgi hallata. …Algusse

Milliste kriteeriumide põhjal toimub üleminek, millised dokumendid lähevad üle digitaalseks? Seda tuleks otsustada uue süsteemi määratlemise etapil. Üldreegel: valida esmajärjekorras need dokumendid, mille puhul elektroonilisele haldamisele üleminek annab maksimaalset efekti (näiteks ametnike või kasutajate tööaja kokkuhoidu) …Algusse

Uuendamine ja edasiarendamine - esimesel etapil luuakse süsteemi "skelett", mida saab edaspidi täiendada. Mida täpsemalt saab süsteemi alguses määratleda, seda parem. Päris täpselt see võimalik ei ole, kindlasti areneb dokumendihaldussüsteem pidevalt edasi. Osalt toimub see süsteemi edasise häälestamise ja kasutamise kaudu (näiteks, luuakse uusi töökohti, uuendatakse klassifikaatoreid, luuakse uusi dokumente). Osalt muutub ka süsteem ise, selleks on võimalusel parim lahendus edasise arengu lepingu sõlmimine algse pakkujaga. Et selliseid muudatusi edukalt planeerida ja ellu viia, on soovitav sisse viia muudatuste haldamise protseduurid, mis täpsustavad muudatusettepanekute tegemise, kokkuleppimise / kooskõlastamise, kogumise ja perioodiliste uute väljatöötluste algatamise tegevusi. Tuleks ka määrata ressursid ning vastutajad muudatuste haldamiseks ja realiseerimiseks. …Algusse

DHS struktuur ja asutuse struktuur on erinevad. Kuidas parandada? Dokumendihaldussüsteemi peaks saama seadistada vastavalt asutuse struktuurile. Kui alles tarkvara hangime, tuleb nõudmised struktuurile põhjalikult määratleda ning kajastada need pakkumiskutses. Kui tarkvara on juba hangitud, siis tuleb selgitada, milles on probleemi põhjus ja mida saab teha. Võimalusi:

• süsteem on jäetud korralikult seadistamata. Kui seadistus polnud lepingu osa, võib sõlmida lisalepingu. Kui oli, peaks nõudma Täitjalt võetud kohustuste täitmist, rakendades vajadusel lepingus sätestatud sanktsioone
• kasutatav tarkvara ei toeta vajalikke seadistusi. Sellisel juhul võib püüda hankida vajalikud vahendid eraldi (näiteks, eraldi hanke või süsteemi hanke jätku käigus). Kui see osutub võimatuks või liiga kalliks ning probleemid on väga olulised, peaks kaaluma uue süsteemi hanget
• seadistused ei toimi, kuigi peaksid toimima. Sellisel juhul peaks nõudma Täitjalt võetud kohustuste täitmist, rakendades vajadusel lepingus sätestatud sanktsioone
• seadistused ei toimi, sest puuduvad organisatsioonilised protseduurid, vajalik tehnoloogia või andmed (näiteks ühised registrid) seadistuste realiseerimiseks. Sellisel juhul peaks määrama vastutajad, määratlema vajadused, looma või hankima seadistuste toimimiseks vajamineva.…Algusse

Uue versiooni kohandamine/arendamine on aeglane/vigane, kuidas lahendada, kuhu pöörduda? Kahjuks tõepoolest ei õnnestu kõik alati nagu plaanitud. Tarkvaraprojektid kipuvad venima ja plaanitust kallimaks minema kogu maailmas, selle kohta on palju kinnitusi. Tulemusi parandavad hästi läbi viidud üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele, pädevalt koostatud lepingud, hea Tellija/Täitja koostöö ning projektijuhtimine, asutuse sees hästi toimivad protseduurid. …Algusse

Digitaalallkirja andmine ei rakendu väikestes valdades enne kui maakonnas pole ühtset programmi. Ilmselt on otstarbekas kooskõlastada või lahendada osa asju maakonna või veel laiemal tasemel. Teisest küljest, sertifitseerimisteenus on praegu täiesti kättesaadav ning soovi korral peaks olema võimalik ilma suurte kooskõlastusteta rakendada ka digitaalallkirja. Iseasi, kuivõrd kasutajad sellega praegu veel kaasa tulevad. Kuid kui ID kaartide väljaandmine jätkub senise tempoga, siis miks mitte katsetada? …Algusse

Asutustel on vaja ühtset märksõnade registrit. Tõepoolest, praegu puuduvad või on ebapiisavalt arendatud mitmed olulised infotööks vajalikud registrid. Eesti infopoliitika prioriteetide hulgas 2002-2003 aastateks on ka riiklike registrite süsteemi ja infrastruktuuri arendamine, sealhulgas riigi andmekogude pidamist tagavate süsteemide väljaarendamine. Vajalike registri(te) loomiseks on vaja ametkondade vahelist koostööd, mille käivitamist kasutajad saavad toetada. Tehniliselt annab siin lisavõimalusi näiteks XML standardi võimaluste kasutamine. …Algusse

Vaja on ühtset süsteemi, et toimiks elektrooniline asjaajamine ametkondade ja asutuste vahel. On tõesti vaja teataval määral ühilduvat asjaajamise korraldust, ühtseid kokkuleppeid ja registreid, mis määravad elektroonilise asjaajamise korra, protseduurid ja ühilduvad andmed suhtluseks eri asutuste vahel. Teisalt, eri asutustes kasutatavad süsteemid võivad olla erinevad, kui nad suudavad kokku lepitud suhtlusprotseduure täita. Dokumendihaldusprogrammi raames on käivitatud mitmed asutustevahelise elektroonilise asjaajamise projektid, suur töö on veel ees. …Algusse

  Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - üldkirjeldus