Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele eeldab enamasti asjaajamise korrastamist, protseduuride ühtlustamist, asjaajamise korra ja dokumentide loetelu täiustamist ning muid tegevusi. Enamus nendest tegevustest peaksid suures osas olema läbi viidud ning dokumenteeritud enne elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut. Siiski jätkub praktikas asjaajamise kohandamine tavaliselt paralleelselt teiste etappide täitmisega. Ülevaade vajalikest asjaajamise muudatustest.

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine. Korrastatud ja dokumenteeritud asjaajamise põhimõtted, korrad ja protseduurid on aluseks elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul. Lisaks tuleb määratleda uue süsteemi ja hangitavate teenuste põhilised omadused ja parameetrid. Nendest sõltub sobiva tarkvara valik, juurutamise tegevused ja maksumus. Selliste omaduste ja parameetrite hulka kuuluvad näiteks:

• vajalik dokumendihalduse funktsionaalsus. Tüüpilised dokumendihalduse nõudmised süsteemile on toodud süsteemi dokumendihalduse nõuete jaotises. Tavaliselt pole kõiki neid omadusi vaja või vastupidi, neid tuleb täpsustada ja laiendada
• lisanõudmised seoses vastavusega seadusandlusele, samuti muud lisanõudmised, näiteks kasutatava tehnoloogia, turvalisuse, käideldavuse, efektiivsuse osas. Ülevaade sellistest nõudmistest on toodud dokumendihaldussüsteemi muude nõuete jaotises
• infotehnoloogiline keskkond ja kommunikatsioonid, millede raames hangitav süsteem peab töötama
• teised süsteemid, millega dokumendihaldussüsteem peab ühilduma
• süsteemi kasutajate liigid ja igat liiki kasutajate orienteeruv arv
• vajadusel esimeses järgus realiseeritavad süsteemi osad (pilootrakendused) ja esimesed kasutajad (soovitatavalt tulevased tugiisikud)
• vajadusel nõudmised pakutava renditeenuse osas
• nõudmised süsteemi installeerimisele ja seadistamisele - näiteks, kes tekitab vajalikud dokumendimallid, töökohad ja kasutajad
• nõudmised juurutamisele - näiteks, kes teostab dokumentide konverteerimise vanast süsteemist uude
• nõudmised koolitusele - kes, millisel määral ja millist dokumendihalduse koolitust peaks saama. Milline osa koolitusest kuulub süsteemi hankesse, milline osa viiakse läbi sõltumatult?
• nõudmised garantiiteenindusele ja hooldusele

Süsteemi hange. Nagu dokumendihalduse tarkvara ülevaates kirjeldatud, on Eestis mitmeid sobivaid dokumendihaldussüsteeme. Kogemus näitab, et kuigi mitmed neist rahuldavad enamikku dokumendihaldussüsteemidele püstitatud nõudmisi, pole ükski süsteem ideaalne. Lisaks on süsteemide hinnatase, hoolduse tase ning keerukus erinevad. Seega ei saa soovitada mingit kindlat dokumendihalduse tarkvara. Pigem valitakse süsteem selle järgi, kas ta rahuldab püstitatud nõudmisi, milliseid teenuseid pakutakse, milline on süsteemi tarnija senine tegevus, kui suur on süsteemi maksumus ja nii edasi.

Süsteemi juurutamine. Juurutamisstrateegiad nõuetekohase dokumendisüsteemi jaoks võivad vastavalt standardile ISO/TC 46/SC11 sisaldada järgmist:

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine. Võiks arvata, et kui protseduurid on kirja pandud, süsteem on juurutatud ja töötajad koolitatud, võib sellega piirduda ja lasta süsteemil ise edasi areneda. Kahjuks nii see ei ole. Muutuvad nii organisatsioon, seadusandlik keskkond, tehnoloogiline keskkond kui ka inimesed. Seepärast tuleks varakult planeerida põhimõtted, protseduurid ja ressursid DHS edasiseks arendamiseks, muuhulgas:

Märkus: Ülaltoodud dokumendihaldussüsteemile ülemineku jaotus etappideks on sisuliselt otstarbekas, samal ajal võivad etappide tegevused tegelikkuses kattuda.

 Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - üldkirjeldus