Milleks lisaks elektrooniline dokumendihaldussüsteem? Kõigis riigiasutustes on olemas dokumentide koostamise tarkvara, enamikes riigiasutustes ka tarkvara saabuvate ja saadetavate kirjade registreerimise kantseleis. Tegelikkuses sisaldab aga dokumenditöö asutustes palju enamat kui dokumentide koostamist või registreerimist. Nii on dokumente on vaja ka kooskõlastada, otsida, arhiveerida ja nii edasi. Seepärast on elektroonilise dokumendihalduse efektiivseks rakendamiseks vaja lisaks eelnevale ka elektroonilise dokumendihalduse tarkvara (edaspidi dokumendihaldussüsteemi - DHS)

Milliseid nõudmisi peab dokumendihaldussüsteem rahuldama? Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab ka olema turvaline, vastama seadusandlusele jne. Seega saab süsteemile esitatavaid nõudmisi jagada laias laastus sisulisteks ja muudeks nõudmisteks:

• sisulised, otseselt dokumendihalduse teostamisega seotud nõudmised. Näiteks, DHS peab võimaldama hallata teatud liiki dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi ja toetama dokumendi versioonide haldamist. Rohkem infot dokumendihaldusega seotud nõudmiste kohta…
• muud (ehk mittefunktsionaalsed) nõudmised, mis otseselt ei ole seotud dokumendihalduse funktsioonidega. Näiteks, DHS peab vastama seadusandlusele ja rahuldama turva-, efektiivsuse, käideldavuse, ühilduvuse ning muid nõuded. Rohkem infot muude nõudmiste kohta…

Kuidas valida oma dokumendihaldussüsteemi? Kuna asutused ja vajadused on erinevad, siis ei saa anda ühest soovitust konkreetse tarkvara valikuks. DHS maht eeldab tavaliselt riigihanke korraldamist, seega siis järgmisi tegevusi:

Riigihanke läbiviimine vastavalt Riigihangete seadusele seab hankeprotsessile omad raamid. Muuhulgas, pakkumiskutses peavad olema määratletud hindamiskriteeriumid, mida kasutatakse pakkumise edukuse üle otsustamisel ning nende suhteline osakaal. Määratletud kriteeriumide ja osakaalude alusel järjestatakse pakkumised ning valitakse nende hulgast kõige soodsam. Lähemalt üleminekust elektroonilisele dokumendihaldusele

DHS tarkvara ning seda pakkuvad firmad muutuvad. Siit saab ülevaate Eestis kättesaadavatest tarkvarapakettidest