Dokumendihalduse süsteem peab vastama Eesti riigis kehtivale seadusandlusele, sealhulgas järgmistele õigusaktidele:
- Arhiiviseadus, RT I 1998, 36/38, 552
- Avaliku teabe seadus, RT 2000, 92, 597
- Digitaalallkirja seadus, RTI 2000, 26, 150
- Isikuandmete kaitse seadus, RT I 1996, 48, 944
- Tsiviilseadustiku üldosa seadus, RT I 1994, 53, 889
- Muud asutuse tööd reguleerivad dokumendid, eeskirjad, määrused, töökorrad ja nii edasi
Et realiseerida ülaltoodud omadusi, peab süsteem lisaks rahuldama järgmisi nõudmisi:
- interneti tehnoloogiliste võimaluste kasutamine. Sealhulgas peab olema võimalik kasutada dokumendihalduse süsteemi veebilehitseja abil. See nõue on eriti oluline suuremates või paljude väliste partneritega töötavates asutustes, sest väheneb tarkvara igasse arvutisse installeerimiseks ja haldamiseks kuluv töömaht. Lisaks on veebilehitseja kaudu osa dokumendiregistri kättesaadavaks tegemine vajalik "Avaliku teabe seaduses" esitatud nõuete täitmiseks. Iga süsteemi salvestatud dokument peab olema viidatav URL’ga. Selle nõude täitmine loob võimaluse viidata suvalisest välisest süsteemist asutuse dokumendihalduse süsteemis salvestatud dokumendile ja otse vastava dokumendi avamiseks. Efektiivseks tööks on soovitav ka märgendkeelte (XML) kasutamine
- vajadusel nõudmised pakutava renditeenuse osas
- vajadusel ühilduvus asutuse teiste allsüsteemidega - DHS peab ühilduma asutuste olemasoleva infotehnoloogilise keskkonna, andmevõrkude ja allsüsteemidega. Näiteks võib olla vajalik ühilduvus personalisüsteemi või raamatupidamissüsteemiga
- ülekantavus ja edasine areng - süsteem peab olema avatud ning edasi arendatav, kui muutuvad seadusandlus, töökorraldus või kasutatav tehnoloogia
- turvalisus - süsteemi andmed peavad vastavalt vajadusele olema kaitstud volitamatu juurdepääsu ja muutmise vastu. Süsteem peab olema käideldav - töökorras ja pidevalt kasutatav vastavalt vajadusele. Aeg, millal süsteemi ei saa kasutada (näiteks tõrgete või hoolduse tõttu) ei tohi ületada määratud piire. Reageerimisaeg süsteemi taastamise alustamiseks tõrke või rikke korral ei tohi ületada määratud piire
- aegkriitilisus - tegevused peavad olema sooritatavad teatud etteantud aja jooksul. Näiteks ei tohi dokumentide laadimise aeg ületada etteantud ajavahemikku
- vastavus Eesti ja rahvusvahelistele tarkvara standarditega, sealhulgas “EVS-ISO/IEC 12207:1998 Infotehnoloogia. Tarkvara elutsükli protsessid” ja “EVS8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”
DHS üldkirjeldusele