Osalejate pädevusalad üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele

Et üleminek toimiks, peaksid seda toetama nii asutuse juht, asjaajamise eest vastutaja, IT juht, dokumendihalduse tugiisikud kui ka kasutajad. Asutuse juht jälgib asutusesise projekti arengut, on algataja ja töötajate motiveerija. Asjaajamise eest vastutaja juhib projekti ja planeerib kasutajate koolitust. IT juht tagab projektijuhtimise ja tehnoloogiliste rakenduste juurutamise vastavalt projekti vajadustele. Dokumendihalduse tugiisik viib ennast põhjalikumalt kurssi süsteemi töö- ja haldamise põhimõtetega, osaleb arendustegevuses, katsetab süsteemi ja selle haldustegevusi, annab tagasisidet, toetab teisi kasutajaid. Kasutaja osaleb arendustegevuses, katsetab süsteemi, annab tagasisidet. Vaatame lähemalt nende põhiliste osalejate pädevusalasid. dokumendihaldussüsteemile ülemineku erinevatel etappidel.

Asutuse juht

Etapp

Asutuse juhi tegevused

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele

Analüüsib asutuse vajadusi, määrab vastutajad, võtab vastu otsuseid töö ümberkorraldamiseks, on aktiivne osaleja

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine

Jälgib projekti arengut, motiveerib töötajaid, algatab vastava arendustegevuse

Süsteemi hange

Jälgib projekti arengut, motiveerib töötajaid

Süsteemi juurutamine

Võtab vastu otsuseid töö ümberkorraldamiseks, motiveerib töötajaid, hakkab ise süsteemi kasutama

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine

Määrab edasise arengu vastutajad ja planeerib ressursid, jälgib muudatuste haldust, kasutab ise süsteemi

Asjaajamise eest vastutaja

Etapp

Asjaajamise eest vastutaja tegevused

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele

Analüüsib asutuse vajadusi, teeb ettepanekuid vastutajate määramiseks ja töö ümberkorraldamiseks, töötab välja dokumente, on aktiivne osaleja

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine

Aitab analüüsida ja määratleda uut süsteemi, sealhulgas vajalikku dokumendihalduse funktsionaalsust, lisanõudmisi, muuhulgas kasutajaid, dokumendimalle, koolitust, garantii ja hoolduse vajadusi. Osaleb ülemineku ettevalmistustes

Süsteemi hange

Osaleb dokumendihaldussüsteemi pakkumiskutse koostamisel ning parima pakkuja valikul, planeerib pilootrakenduste valikut ja koolitust

Süsteemi juurutamine

Juhib juurutamist asjaajamise osas, planeerib kasutajate koolitust

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine

Töötab välja protseduurid muudatuste haldamiseks, töötab välja vastutuste süsteemi, pakub vastutajad

IT juht

Etapp

IT juhi tegevused

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele

Viib ennast kurssi dokumendihalduse korralduse ja selle ümberkorralduse vajadustega, analüüsib asutuse infosüsteemi seisundit ja vajadusi seoses üleminekuga uuele süsteemile

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine

Aitab analüüsida ja määratleda dokumendihalduse nõudmisi, eriti kasutatava tehnoloogia, infotehnoloogilise keskkonna ja kommunikatsioonide, turvalisuse, käideldavuse, efektiivsuse, liidestatavate süsteemide, renditeenuse, installeerimise ja seadistamise, juurutamise, garantiiteeninduse ja hoolduse osas. Algatab arendusprojekti

Süsteemi hange

Osaleb dokumendihaldussüsteemi pakkumiskutse koostamisel ning parima pakkuja valikul, planeerib juurutamise tegevusi ja ajakava

Süsteemi juurutamine

Juhib projekti, toetab asutuse IT osakonna poolt süsteemi juurutamist, tagab vajalike tehnoloogiliste standardite kokkuleppimise ja kehtestamise, toetab süsteemi vastavuse hindamist

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine

Korraldab tehnoloogilise haldamise, administreerimise ja seire, toetab muudatuste haldust

Dokumendihalduse tugiisik

Etapp

Dokumendihalduse tugiisiku tegevused

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele

Osaleb oma üksuse ülesannetest lähtuvalt asutuse vajaduste analüüsimisel ja ettepanekute tegemisel

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine

Aitab oma üksuse seisukohast analüüsida ja määratleda uut süsteemi, osaleb ülemineku ettevalmistustes

Süsteemi hange

Osaleb vajadusel dokumendihaldussüsteemi pakkumiskutse koostamisel ning parima pakkuja valikul

Süsteemi juurutamine

Jälgib süsteemi juurutamist, vajadusel osaleb selles, läbib koolituse

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine

Kasutab ja hindab süsteemi, teavitab ja toetab teisi kasutajaid, teeb ettepanekuid süsteemi muudatusteks ja kasutajate koolituseks

Kasutaja

Etapp

Kasutaja tegevused

Asjaajamise kohandamine üleminekuks elektroonsele dokumendihaldusele

Osaleb vajadusel oma tööülesannetest lähtuvalt dokumendihalduse vajaduste analüüsimisel ja ettepanekute tegemisel

Uue süsteemi määratlemine ja ülemineku ettevalmistamine

Aitab vajadusel oma tööülesannete seisukohast analüüsida ja määratleda uut süsteemi, osaleb ülemineku ettevalmistustes

Süsteemi hange

Osaleb vajadusel dokumendihaldussüsteemi pakkumiskutse koostamisel ning parima pakkuja valikul

Süsteemi juurutamine

Jälgib süsteemi juurutamist, vajadusel osaleb selles, läbib koolituse

Süsteemi kasutamine ja edasiarendamine

Kasutab ja hindab süsteemi, teeb muudatusettepanekuid

 Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - üldkirjeldus