dn-yleminek-asjaajamine

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - muudatused asjaajamises

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Muudatuste eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest). Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud.

Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Asutuse dokumendihaldusprogramm on siiski laiem mõiste. Dokumendihalduse standard ISO 15489 näeb ette, et organisatsioonid peaksid sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis sisaldab:

määratluse, milliseid dokumente peaks looma, millist infot dokumendid peaksid sisaldama ja milline on nõutav täpsus
otsustuse, millises vormis ja millise struktuuriga dokumendid tuleks luua ja registreerida
määratluse, millised nõudmised kehtestada dokumentide kättesaamisele ja kasutamisele ning millise aja jooksul oleks vaja neid nõuete rahuldamiseks alal hoida
otsustuse, kuidas korraldada dokumente nõnda, et vastata kasutusnõuetele
tagatise, et dokumente luuakse ja korraldatakse vastavalt nendele nõuetele
nõuded dokumentide säilitamisele, mis vastavad äri ja ühiskondlikele vajadustele ja muudavad dokumendid juurdepääsetavaks pikema aja jooksul
juriidilised ja regulatiivsed nõuded, rakendatavad standardid ja organisatsioonilise poliitika
tagatised, et dokumente säilitatakse nii kaua kui nõutud

Riikliku dokumendihaldusprogrammi käigus on loodud mitmeid dokumente, mis aitavad selliseid muudatusi ellu viia. Siinkohal on esitatud valik dokumentidest, mida asutused saavad oma asjaajamise korraldamiseks kasutada:

Dokumendihalduse standardi ISO/TC 46/SC11 tõlge - http://www.riik.ee/dhp/publ/ISO_dokumendihaldus.htm. Tõlke eesmärgiks oli uurida rahvusvahelisi asjaajamise standardeid, et lähtuda rahvusvahelistest kogemustest ja standarditest digitaaldokumendi kasutuselevõtuks meie asjaajamises. Tulemuseks on on dokumendihalduse standardi ISO/TC 46/SC 11 (versiooni 10.11.1999) tõlge.

Protsessimudelid - http://www.riik.ee/dhp/publ/protsessimudelid.pdf . Eesmärgiks oli anda informatsiooni valitsusasutuste uue asjaajamise korra ja dokumendihaldussüsteemi välja töötamiseks. Aruanne esitab haldusdokumentide liikide loetelu koos selgitustega, dokumentides sisalduvate andmeelementide kirjeldused. Samuti on aruandes kirjeldatud eksisteerivaid haldusdokumentide menetlemise ja asjaajamise protsesse. Analüüsi aluseks on kasutatud riigiasutuste asjaajamist reguleerivaid õigusakte.

Duranti ja T. Eastwoodi uurimuse “Elektrondokumentide terviklikkuse säilitamine” tõlge - http://www.riik.ee/dhp/publ/Duranti/elektrondokument_ja_dokumendihal.htm. Eesmärgiks oli tõlkida Luciana Duranti ja Terry Eastwoodi (University of British Columbia) poolt USA Kaitseministeeriumi tellimusel läbi viidud uuring "The Preservation of Integrity of Electronic Records", mis oleks abiks nii emakeelse terminoloogia korrastamisele kui ka digitaalse dokumendihalduse protseduuriliste reeglite ja funktsionaalsete nõudmiste kindlaksmääramisele. Tulemuseks on tõlge “Elektrondokumentide terviklikkuse säilitamine”

Juhendeid digitaalsete dokumentide säilitamiseks - http://www.riik.ee/dhp/publ/Digisail.pdf. Eesmärgiks oli anda ülevaade digitaalsete dokumentide säilitamise probleemidest, vahendada arhiivinduslikku kogemust ja teooriat digitaalse materjali säilitamiseks, tuua selgust digitaalse materjali säilitamisega seotud mõistetes ja terminites. Tulemuseks on raport, mis sisaldab: digitaalse materjali pikaajalise kasutatavuse tagamise ja säilitamise tausta tutvustust; ülevaadet erinevatest pikaajalise säilitamise strateegiatest; soovitusi digitaalsete materjalide hoiustamise tingimuste kohta; digitaalset säilitamist puudutava õigusliku tausta analüüsi.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - üldkirjeldus